Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Contoh :
- Sistem Komputer terdiri dari : Software, Hardware, Brainware.
- Sistem Akuntansi
LUDWIG VON BARTALANFY.
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
ANATOL RAPOROT.
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
L. ACKOF.
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
Syarat-syarat sistem :
1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
2. KARAKTERISTIK SISTEM
Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya.
1. Batasan (boundary) : Pengambaran dari suatu elemenatau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem.
2. Lingkungan (environment) : Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem.
3. Masukan (input) : Sumberdaya (data, bahan baku,peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran (output) : Sumber daya atau produk (informasi,laporan, dokumen, tampilan layer computer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
5. Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
6. Penghubung (interface) : Tempat dimana komponen atas sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
7. Penyimpanan (storage) : Area yang dikuasai dandigunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyanggadiantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.
DefinisiAnalisisSistem :
Penguraiandarisuatusisteminformasi yang utuhkedalambagian-bagiankomponennyadenganmaksuduntukmengidentifikasikandanmengevaluasipermasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadidankebutuhan yang diharapkansehinggadapatdiusulkanperbaikan.
Tugasutamadarimenganalisissistemmeliputi :
- Menentukanlingkupsistem
- Mengumpulkanfakta
- Menganalisisfakta
- Mengkomunikasikantemuan-temuantersebut
melaluilaporananalisissystem
2. LANGKAH-LANGKAH DI DALAM ANALISIS SISTEM
Langkah-langkah dasar yang harus dilakukanoleh analis sistem adalah :
- Understand, memahami kerja sistem
- Identify, mengidentifikasi masalah yang ada
- Analyze, menganalisis sistem
- Report, membuat laporan hasil analisis
3. IdentifikasiMasalah
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem.
Kenapa..?
Karena masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai.
Jadi tugas yang harus dilakukanadalah :
1. Mengidentifikasi penyebab masalah
2. Mengidentifikasi titik keputusan
3. Mengidentifikasi personil-personil kunci
4. Mengidentifikasi Penyebab Masalah
Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini.
2. Mengidentifikasi Titik Keputusan
Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut.
Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.
Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut.
Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.
3. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci
Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.
Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).
4. Memahami kerja sistem
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian.
Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey).
Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.
4. Membuat penugasan penelitian
Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.
5. Membuat agenda wawancara
Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Rencanainidapatditulis di agenda wawancara dan dibawaselamawawancaraberlangsung. Tujuannyaadalahsupayawawancaradapatdiselesaikantepat pada waktunya dan tidakadamateri yang terlewatkan.
6. Mengumpulkan hasil penelitian
Faktaatau data yang diperolehdarihasilpenelitianharusdikumpulkansebagaisuatudokumentasisistem lama, yaitu :
1. 1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan
2. 2, Kesalahanmelakukankegiatan di sistem yang lama
3. 3. Pengambilansampel
4. 4. Formulir dan laporan yang dihasilkanoleh sistem lama
Elemen-elemen data
6. Teknologi yang digunakan di sistem lama
7. Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen
